Votre équipe ressaisit les mêmes informations ? Commencez par là.
Avant de changer de logiciel, repérez les passages où l’information se perd. Un bon point de départ pour un projet ERP ou CRM.
Un nom recopié trois fois, un devis envoyé par email puis ressaisi en facturation, un statut de commande connu d’une seule personne… Ces petits détours peuvent finir par peser sur l’organisation. Pour préparer un projet ERP ou CRM, commencez par observer ces passages plutôt que par dresser une longue liste de fonctionnalités.
Suivez une affaire du premier contact au règlement
Prenez un dossier récent et reconstituez son parcours : arrivée du prospect, qualification, devis, commande, réalisation, facturation et suivi. Pour chaque étape, notez où se trouvent les données, qui les utilise et comment elles passent à la suite.
L’objectif est de décrire le travail tel qu’il se fait vraiment. Un tableau, une boîte email et un logiciel peuvent très bien cohabiter ; la question est de savoir si les échanges entre eux demandent trop de manipulations ou créent des oublis.
Repérez les ressaisies qui ont une conséquence
Toutes les doubles saisies ne justifient pas le même effort. Commencez par celles qui reviennent souvent ou qui provoquent des erreurs difficiles à rattraper. Par exemple, une adresse de livraison mal recopiée n’a pas le même impact qu’une note de réunion reportée dans un autre outil.
- Quelle information est recopiée, et à quelle fréquence ?
- Qui vérifie qu’elle est correcte et à jour ?
- Que se passe-t-il quand une mise à jour n’est pas transmise ?
- Quel échange serait le plus utile à simplifier en premier ?
Formulez un résultat attendu
« Nous voulons un CRM » décrit une catégorie d’outil. « Nous voulons que chaque devis accepté crée un dossier de suivi sans recopier les coordonnées » décrit un résultat que vous pourrez montrer, discuter et vérifier.
Cette formulation aide les professionnels à distinguer ce qui relève du paramétrage, d’une connexion entre outils ou d’un changement de processus. Elle évite aussi de considérer trop vite qu’il faut tout remplacer.
Demandez une démonstration sur votre parcours
Préparez un exemple fictif mais représentatif et demandez au prestataire de vous montrer son traitement de bout en bout. Regardez les actions manuelles qui restent à faire, les droits d’accès et ce qui se produit lorsqu’une information change.
Faites préciser dans le devis la reprise des données, les connexions, la formation et l’accompagnement. Vous comparerez alors des réponses à votre besoin, plutôt que des listes de fonctions difficiles à rapprocher.
À retenir
Le meilleur premier périmètre est souvent un parcours métier précis, partagé par les équipes et facile à vérifier.
Logiciels ERP & CRM : précisons votre projet.
Quelques questions ciblées pour préparer une demande adaptée à votre activité.
Cadrer mon projet ERP / CRMCet article propose des repères généraux d’organisation et de préparation. Les conditions de votre projet sont à confirmer avec les professionnels concernés.
